Pielikums par personas datu apstrādi

1. Ievads

Šis pielikums, kas attiecas uz personas datu apstrādi, ir nedalāma daļa no Līguma, kas noslēgts stap Itella Logistics SIA («Pakalpojumu sniedzējs») un klientu, kas izmanto pakalpojumus (Smartship un/vai noliktavas pakalpojumi, ja piemērojams), «Klients» un «Pakalpojumi». Šis Pielikums attiecas uz personas datu apstrādi saistībā ar minētajiem Pakalpojumiem.

Šī Pielikuma mērķis ir nodrošināt Klienta personas datu («Klienta dati»), kurus apstrādā Pakalpojumu sniedzējs, nepieciešamo privātuma līmeni un datu drošību. Šajā Pielikumā ir definēti ar personas datiem saistītā privātuma un datu drošības principi un noteikumi, kurus Pakalpojumu sniedzējs apņemas ievērot.

Šajā Pielikumā puses vienojas, par personas datu apstrādi Klienta uzdevumā un vārdā; Klients ir datu pārzinis, un šis Pielikums ir noteicošais attiecībā uz jebkuriem citiem datu apstrādes noteikumiem saistībā ar Pakalpojumu sniegšanu. Šo Pielikumu laiku pa laikam var atjaunināt.

2. Vispārīgas prasības attiecībā uz privātumu un datu drošību

Pakalpojumu sniedzējam savas darbības laikā ir jādokumentē procesi. Pakalpojumu sniedzējam ir jābūt pietiekamai pieredzei un resursiem, lai veiktu šajā Pielikumā noteiktos privātuma un datu drošības pasākumus.

3. Datu aizsardzība un personas datu apstrāde

Pakalpojumu sniedzējs apstrādā Klienta datus Klienta vārdā attiecībā uz Pakalpojumiem. Personas dati apzīmē informāciju, kas saistīta ar identificētu vai indificējamu fizisku personu (turpmāk dēvēts par «Datu subjektu»). Personas dati var būt, piemēram, identificējami dati par darbiniekiem, klientiem vai citām personām. Klients ir Klienta datu pārzinis, un Pakalpojumu sniedzējs ir šo datu apstrādātājs.

Puses vienojas ievērot Pakalpojumu sniedzēja un Eiropas Savienības tiesību aktus, noteikumus un oficiālos dekrētus.

Savā lomā kā datu pārzinis Klients ir atbildīgs par to, lai tiktu nodrošinātas Klienta datu apstrādei nepieciešamās tiesības un būtu saņemta tam nepieciešamā piekrišana. Klients ir atbildīgs par piem., Privātuma paziņojuma sagatavošanu un tā pieejamības uzturēšanu, kā arī Datu subjektu informēšanu.

Pakalpojumu sniedzējam ir tiesības apstrādāt Klienta datus saskaņā ar Līgumu, šo Pielikumu un Klienta rakstiskajām vadlīnijām un tiktāl, ciktāl tas ir nepieciešams, lai sniegtu Pakalpojumus.

Pakalpojumu sniedzējam ir tiesības izmantot apakšuzņēmēju Klientu datu apstrādei saskaņā ar aktuālajiem tiesību aktiem, par datu aizsardzību.

Pakalpojumu sniedzējs informē Klientu (piemēram, tīmekļa vietnē), par jebkurām izmaiņām attiecībā uz apakšuzņēmēju, kura pakalpojumus tas izmanto, ja tas var ietekmēt Klienta datu apstrādi saistībā ar Pakalpojumiem. Klients var rakstiski informēt Pakalpojumu sniedzēju trīsdesmit (30) dienu laikā pēc paziņojuma saņemšanas, par apakšuzņēmēja maiņu, ka tas iebilst pret viena vai vairāku ziņojumā norādīto apakšuzņēmēju iecelšanu, un šādā gadījumā Pakalpojumu sniedzējs var paziņot Klientam, par cenu izmaiņām, kas saistītas ar izmaiņām datu apstrādes izmaksās, kas radušās Pakalpojumu sniedzējam sakarā ar Klienta iebildumiem pret apakšuzņēmēja izmantošanu. Pakalpojumu sniedzējs var arī izbeigt Līguma darbības termiņu ne agrāk kā trīsdesmit (30) dienas no dienas, kad Pakalpojumu sniedzējs ir nosūtījis rakstisku paziņojumu Klientam. Ja Klients nenorāda, ka iebilst pret apakšuzņēmēju izmantošanu, par kuriem tam ir paziņots, saskaņā ar šo sadaļu tiek uzskatīts, ka Klients ir piekritis attiecīgo apakšuzņēmēju pakalpojumu izmantošanai.

Pakalpojumu sniedzējs patur tiesības paziņot, par izmaiņām savā datu aizsardzības praksē un apakšuzņēmēju maiņu savā tīmekļa vietnē vai izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus.

Pakalpojumu sniedzējam ir jānodrošina, ka tā apakšuzņēmēji ievēro šī Pielikuma noteikumus. Pakalpojumu sniedzējam ir regulāri jāuzrauga savu apakšuzņēmēju darbības.

Nepieciešamības gadījumā, piemēram, sakarā ar informācijas sistēmām saistītu iemeslu dēļ, personas datus var apstrādāt valstīs, kas neatrodas Eiropas Savienībā vai Eiropas Ekonomikas zonā, saskaņā ar tiesību aktos noteiktajām datu pārsūtīšanas metodēm.

Pakalpojumu sniedzējam bez liekas kavēšanās jāpārsūta Klientam visi no Datu subjektiem saņemtie pieprasījumi, par datu pārbaudi, labošanu, dzēšanu, apstrādes aizliegšanu vai cita veida pieprasījumi. Pēc Klienta pieprasījuma, Pakalpojumu sniedzējam ir jāsniedz atbalsts Klientam, lai izpildītu Datu subjektu pieprasījumus. Pakalpojumu sniedzējam ir tiesības piestādīt rēķinu Klientu ar saprātīgām izmaksām, kas radušās šo pieprasījumu izpildes ietvaros.

Pakalpojumu sniedzējs visus pieprasījumus, kas saņemti no datu aizsardzības iestādēm, nosūta Klientam un gaida tā tālākus norādījumus.

Pakalpojumu sniedzējam ir pienākums pēc Klienta pieprasījuma pierādīt, ka tas ievēro visus šajā Pielikumā minētos noteikumus. Paziņojot par to trīsdesmit (30) dienas iepriekš, Klients vai tā trešās puses auditors (kas nav Pakalpojumu sniedzēja konkurents) Klienta vārdā var pārbaudīt Pakalpojumu sniedzēja darbības atbilstību šim Pielikumam. Pakalpojumu sniedzējam ir nekavējoties jānovērš konstatētie pārkāpumi un nepilnības. Katra Puse sedz savas ar auditu saistītās izmaksas.

4. Datu drošība

Pakalpojumu sniedzējam ir jānodrošina pienācīgs drošības līmenis, īstenojot tehniskus un organizatoriskus pasākumus, kas noteikti piemērojamajos datu aizsardzības tiesību aktos. Īstenojot datu drošības pasākumus, tiek ņemts vērā apstrādes veids, apjoms, konteksts un nolūki, kā arī riski. Piemēram, datu apstrādes procesā ir jāņem vērā šādi noteikumi:

1) Pakalpojumu sniedzēja personāls un tā apakšuzņēmēji apņemas saglabāt Klienta datu konfidencialitāti.

2) Sistēmām un komunikācijas līdzekļiem, kas tiek izmantoti Klientu datu apstrādei, ir jābūt aizsargātiem ar piemērotiem un modernākajiem datu drošības risinājumiem saskaņā ar vispārējiem nozares standartiem.

3) Klientu datus nedrīkst izmantot Pakalpojumu sniedzēja uzņēmējdarbībai vai citiem nolūkiem.

5. Datu drošības incidentu pārvaldība

Pakalpojumu sniedzējam bez liekas kavēšanās ir jāziņo Klientam, par datu drošības incidentiem tiesību aktos noteiktajā kārtībā.

Pakalpojumu sniedzējam ir jāveic pārkāpumu cēloņu izmeklēšana un jāveic pienācīgas darbības, lai izbeigtu pārkāpumu. Pakalpojumu sniedzējs dokumentē izmeklēšanas rezultātus un veiktās darbības.

6. Atbildība un atlīdzība

Pakalpojumu sniedzēja maksimālā un kopējā atbildība saskaņā ar šo Pielikumu un Līguma darbības laikā par pierādītiem tiešiem zaudējumiem šā Pielikuma pārkāpuma dēļ nepārsniedz divdesmit procentus (20%) no summas, par kuru ir izrakstīts rēķins par attiecīgo pakalpojumu pēdējos četros mēnešos, kad tika pārkāpti šā Pielikuma noteikumi. Puses nenes atbildību, par jebkāda veida netiešu vai izrietošu kaitējumu.

Pakalpojumu sniedzējam ir tiesības saņemt kompensāciju, par izmaksām, kas radušās saistībā ar Klienta papildu vai mainītām instrukcijām un par jebkura veida palīdzību, ko Klients lūdzis, lai izpildītu Klienta saistības saskaņā ar piemērojamiem datu aizsardzības tiesību aktiem.

Pielikums

Smartship pakalpojums

Apakšuzņēmēji

• nShift Oy

Personas datu apjoms

Pakalpojumu sniedzējs Klienta vārdā apstrādā šādus Klienta datus:

Datu subjektu kategorijas:

• Klienta darbinieku/personāla informācija, nosūtot vai saņemot piegādi Pakalpojuma ietvaros
• Klienta klientu informācija

Personas datu veidi: datu subjekta vārds, uzvārds, adrese, e-pasta adrese, tālruņa un faksa numurs, un durvju kods.

Citi noteikumi

Ja Klients pēdējo trīspadsmit (13) mēnešu laikā nav izmantojis Smartship vai citu kanālu, Pakalpojumu sniedzējam ir jāpaziņo Klientam, ka visi personas un citi klienta dati var tikt dzēsti 2 mēnešu laikā. Pakalpojumu sniedzējam pamatoti jāsniedz atbalsts Klientam, ja Klients to pieprasa, pārsūtot Klienta datus.

Noliktavas pakalpojumi

Apakšuzņēmēji: Nav piemērojams

Personas datu apjoms

Pakalpojumu sniedzējs Klienta vārdā apstrādā šādus Klienta datus:

Datu subjektu kategorijas: Klienta darbinieki/personāls, Klienta klienti

Personas datu veidi: vārds, uzvārds, adrese, e-pasta adrese, tālruņa numurs